La gestion financière des EHPAD est sous tension. En 2022, plus de 60 % des établissements publics et privés non lucratifs étaient en déficit, un pourcentage qui grimpait à 64,5 % pour les structures publiques selon la CNSA. Cette situation s’est encore aggravée en 2023 avec un contexte d’inflation généralisée et des dépenses structurelles toujours en hausse. Dans ce contexte contraint, les achats non alimentaires représentent un levier stratégique pour limiter les dépenses de fonctionnement, tout en préservant un cadre de vie de qualité pour les résidents.
Une équation budgétaire toujours plus difficile à équilibrer
Les charges pesant sur les EHPAD n’ont cessé d’augmenter ces dernières années. La masse salariale représente à elle seule environ 75 % des dépenses totales, un poids qui s’est accentué avec les mesures de revalorisation des métiers du soin et la hausse continue du recours à l’intérim, dont le coût a bondi de plus de 20 % entre 2021 et 2022 selon la CNSA. À ces dépenses incompressibles s’ajoutent les effets de l’inflation : les charges de fonctionnement ont augmenté de 5,4 % en moyenne, portées par la flambée des prix de l’énergie, des fournitures médicales et des prestations de service.
En parallèle, les recettes des EHPAD n’ont pas connu la même dynamique. Le modèle économique repose sur trois grands financeurs : les résidents, via le tarif hébergement, les départements pour la dépendance, et l’assurance maladie pour les soins. À cela s’ajoutent des financements par la CNSA. Mais ces financements évoluent peu, et la baisse du taux d’occupation des établissements, tombé à 92,9 % en 2022, aggrave encore les déséquilibres budgétaires.
Un gisement d’optimisation souvent sous-estimé dans les achats non alimentaires
Face à ces contraintes, l’attention se porte naturellement sur les achats non alimentaires, qui représentent entre 10 et 20 % du budget de fonctionnement des EHPAD. Ces dépenses regroupent une large gamme de besoins : entretien et nettoyage, fournitures d’hygiène, blanchisserie, maintenance, mobilier, linge, équipements de sécurité, petits matériels médicaux, consommables de bureau, et services externalisés.
Les marges de progression sont importantes. De nombreuses études montrent qu’une meilleure structuration de la politique d’achat permet de réaliser des économies significatives sans dégrader la qualité de service. Centraliser les achats, mutualiser les commandes avec d’autres établissements, négocier des marchés groupés, limiter les achats en urgence, autant de pratiques qui permettent de bénéficier de prix plus compétitifs et d’une meilleure visibilité budgétaire. Selon les analyses du RESAH, les établissements qui professionnalisent leur politique d’achat constatent des économies moyennes de 10 à 15 % sur les achats logistiques.
L’approche ne doit pas être seulement économique. Acheter mieux, c’est aussi privilégier la durabilité : choisir des équipements robustes, réparables, garantis dans la durée, limite les remplacements fréquents. Optimiser les contrats de services, que ce soit pour la maintenance ou la blanchisserie, permet aussi de mieux maîtriser la qualité et les coûts à long terme.
Ne pas sacrifier la qualité de vie pour faire des économies
L’objectif n’est pas uniquement d’alléger les factures. Dans un établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes, le cadre de vie conditionne directement le bien-être des résidents et la qualité du service rendu. L’environnement matériel influence la dignité, l’autonomie et le confort quotidien.
C’est pourquoi les économies doivent toujours être raisonnées. Réduire les coûts sans compromettre la qualité du linge, la propreté des locaux ou la sécurité des équipements est essentiel. Un choix responsable d’équipements adaptés aux personnes âgées, un mobilier ergonomique, un environnement propre et agréable, des prestations de blanchisserie de qualité contribuent non seulement au bien-être, mais aussi à la prévention des troubles de santé liés à un cadre de vie dégradé.
Une stratégie d’achat efficace permet ainsi de concilier performance budgétaire et haute qualité de prise en charge, en ciblant des prestataires fiables, en évitant les économies de court terme qui génèrent des surcoûts sur la durée, et en impliquant les équipes dans la sélection des équipements les plus adaptés aux besoins réels des résidents.
Des solutions concrètes pour transformer la gestion des achats non alimentaires
Pour les EHPAD qui souhaitent rationaliser leurs dépenses tout en garantissant la qualité de vie des personnes âgées accueillies, des solutions existent.
L’approche commence par un diagnostic complet des pratiques d’achat. Identifier les postes les plus consommateurs, repérer les dépenses dispersées, analyser les contrats existants et les marges de négociation permet de construire un plan d’action réaliste et efficace.
L’accompagnement peut également porter sur la rédaction de marchés publics optimisés, intégrant des critères environnementaux et qualitatifs, pour sécuriser des approvisionnements réguliers à coûts maîtrisés.
Les équipes ont un rôle central à jouer, et la formation constitue un levier puissant : savoir acheter mieux, gérer les stocks de manière responsable, éviter les surconsommations, sont autant de compétences qui génèrent des économies durables.
Enfin, des solutions digitales telles que le logiciel pour la restauration collective AidoMenu offrent un outil pratique pour la gestion quotidienne : suivi des commandes, maîtrise des quantités, respect des normes, alertes sur les stocks, contrôle budgétaire. Ce type d’outil permet un pilotage précis des achats en lien direct avec les besoins réels des services.
Points clés à retenir
- 📉 Une majorité d’EHPAD sont en déficit, dans un contexte de forte hausse des charges et de recettes stagnantes.
- 💶 Les achats non alimentaires, représentant jusqu’à 20 % des dépenses, constituent un levier concret d’économies.
- 🏠 L’optimisation des achats passe par la mutualisation, la centralisation, la professionnalisation et l’intégration de critères durables.
- ✅ Améliorer les achats permet de conjuguer maîtrise budgétaire et qualité de vie des résidents.
- 🧑🦳 VICI propose des audits, des formations, des outils pratiques comme AidoMenu et un accompagnement opérationnel pour aider les EHPAD à réussir cette transition.
