L’administrateur de l’établissement va inviter les nouveaux utilisateurs à rejoindre l’application.
Un utilisateur ne peut appartenir qu’à une seule entreprise.
Chaque utilisateur a un rôle associé lui donnant plus ou moins de droits.
Chaque entreprise est reliée à un ou plusieurs établissements en fonction de l’abonnement acquis.
Pour ouvrir la console administrative de votre établissement, il faut cliquer dans l’encadré ou apparait le nom de votre établissement et si vous souhaitez revenir sur la page Tableau de bord, cliqué sur 
Pour chaque établissement, vous allez devoir paramétrer l’ensemble des éléments composant votre PMS.
Toutes les données nécessaires au bon fonctionnement de l’application : jours d’ouverture ou de fermeture, membres et rôles de l’ensemble de vos équipes ainsi que les fréquences se trouvent dans l’onglet Paramètres.
Créer des membres
Avant de pouvoir associer un collaborateur à l’utilisation d’AIDOPMS, il vous faudra dans un premier temps l’inviter via son adresse email. Vous aurez la possibilité d’inviter votre collaborateur soit en tant que gestionnaire (ce qui lui permettra d’accéder à la console administrative et à l’application) ou en tant qu’utilisateur (ce qui lui permettra d’accéder uniquement à l’application).
Une fois invité votre collaborateur devra cliquer sur le lien reçu par email pour activer son compte. Attention l’email peut parfois se mettre dans les spams.
Vous pourrez ensuite l’associer à votre établissement et lui désigner un rôle (gestionnaire ou agent d’entretien).
1 INVITATION
2 ACTIVATION DU COMPTE ( via le lien reçu par email)
Il vous suffira de suivre les instructions demandées, n’oubliez pas de bien noté votre mot de passe pour pouvoir ensuite accéder à l’application.
3 ASSOCIER VOTRE NOUVEAU MEMBRE A VOTRE ÉTABLISSEMENT (vous allez aussi pouvoir dissocier des membres de votre entreprise à votre établissement si vous le souhaitez)
Pour cela, vous devrez aller dans la console administrative dans l’onglet Paramètre/Membres puis ensuite ajouter votre nouveau collaborateur. Il faudra impérativement que votre collaborateur ait bien accepté l’invitation au préalable sinon vous ne le verrez pas dans la liste.
Pour dissocier un collaborateur, il vous suffira d’aller dans la corbeille qui se situe en bout de ligne de chaque membre.
4 AFFECTER UN RÔLE A VOTRE NOUVEAU COLLABORATEUR
Vous aurez le choix de lui affecter le rôle de gestionnaire qui aura l’accès sur toutes les bases (console administrative et application) ou celui d’agent d’entretien qui n’aura accès qu’à l’application sur téléphone ou tablette Android.
Pour cela, vous devrez aller sur la page Tableau de Bord et dans l’onglet Utilisateurs.
Fermetures / congés
La création et le paramétrage de votre calendrier sont très simples. Il suffit de cliquer sur une journée ou plusieurs à la suite, sur le mois, sur la colonne pour activer ou désactiver l’activité de votre établissement.
Dans l’exemple ci-dessous, nous allons paramétrer un établissement. À savoir :
Fermeture tous les week-ends, congé tout le mois aout et du 19 avril au 4 mai ainsi que deux mercredis par mois.
Planification des fréquences
Dans un futur très proche, nous mettrons à votre disposition toute une série de fréquences planifiées que vous pourrez utiliser.
Ces fréquences serviront ensuite au paramétrage de vos surfaces de nettoyages et de vos enceintes réfrigérées.
Dans l’attente, vous pouvez également créer toutes les fréquences que vous souhaitez.
Vous devez dans un premier temps nommer correctement votre fréquence et ensuite paramétrer une nouvelle tâche à cette fréquence.
Dans les exemples ci-dessous, nous paramétrons 3 fréquences. À savoir:
1 fois par jour, 2 fois par jour, 1 fois par semaine tous les lundis.
1 FOIS PAR JOUR (Une fois paramétré, vous verrez apparaitre une barre voilette dans le calendrier pour vous indiquer que cette tâche se répétera chaque jour).
2 FOIS PAR JOUR (Une fois paramétré, vous verrez apparaitre deux barres voilettes dans le calendrier pour vous indiquer que cette tâche se répétera chaque jour deux fois, pour arriver à cela vous devez répéter une seconde fois la même tache dans la fréquence).
1 FOIS PAR SEMAINE TOUS LES LUNDIS (Pour arriver à cela, vous allez juste modifier dans la fenêtre <<nouvelle tâche>> le JOUR par SEMAINE et indiquer le jour dans la semaine à laquelle vous souhaitez que cette tâche soit effectuée).
Clients
Cette partie va vous permettre d’identifier tout vos clients que ce soit dans le cas de portage à domicile ou de livraison sur un autre site. Vous aurez la possibilité d’affecter vos client à des tournées.
Paramétrage Production/ Livraison/ Service
Vous allez pouvoir dans cette partie paramétrer vos températures de production, livraison, service. Vous allez aussi pouvoir indiqué si vous faites des refroidissements, des remises en températures et des mixés. Vous avez la possibilité de modifier aussi les températures si celles du logiciel ne vous conviennent pas.
